Свершилось! Мы выпустили новую версию Личного кабинета!
Расскажем, как за 9 простых шагов настроить ВАТС и начать принимать звонки.
Настройка исходящих вызовов и внутренней связи
Для начала работы Виртуальной АТС MANGO OFFICE настроим возможность совершать исходящие звонки и внутренние звонки между сотрудниками. Сделать это можно за три простых шага.
Шаг 1: Создание карточки сотрудника
Необходимо завести карточки сотрудников, которые будут использовать телефонию.
Для этого Вам нужно перейти на страницу «Сотрудники и группы» в разделе «Настройки» Личного кабинета.
Далее нажмите кнопку «Добавить пользователя».
После появления формы заполните основные поля.
Совет: Даже если вы планируете использовать лишь несколько телефонных аппаратов (например, по одному телефону на кабинет), лучше завести карточку на каждого сотрудника. Виртуальная АТС MANGO OFFICE позволяет принимать и совершать звонки с помощью компьютера или мобильного телефона, на усмотрение сотрудника.
Шаг 2: Настройка карточки сотрудника
Карточка сотрудника позволяет настроить множество дополнительных параметров для работы с Виртуальной АТС MANGO OFFICE. Чтобы открыть ее - щелкните на нужного сотрудника в общем списке.
Большинство дополнительных параметров необходимы сотруднику для использования дополнительных возможностей Виртуальной АТС. Оставляем вариант «по умолчанию», с возможностью внесения изменений при необходимости.
Совет: Используете в SIP имени сотрудника его внутренний номер. Например, при внутреннем номере «007» можно создать SIP-имя вида «user0007». Так их будет удобнее запоминать.
Создание бесплатного SIP-домена
Для создания бесплатного SIP-домен вашей компании выберите «Создать домен» в выпадающем меню. Укажите желаемое имя (лучше всего английское название или аббревиатуру компании).
После этого созданный бесплатный домен можно будет использовать для всех сотрудников.
Шаг 3: Проверка исходящей и внутренней связи
Создание карточек сотрудников окончено. Теперь Вам доступны исходящие вызовы и внутренняя связи между сотрудниками. Для использования Виртуальной АТС MANGO OFFICE Вам понадобится любой телефонный аппарат.
Наиболее простым является IP-телефон. Подключите его к Интернету и введите данные SIP учетной записи. Для проверки работоспособности телефонии наберите любой внутренний номер.
Совет: Вы можете найти видео-инструкции по подключению основных моделей IP-телефонов на нашем сайте. https://www.mango-office.ru/support/tekhnicheskaya_podderzhka/video/
Другой, не менее простой, вариант проверить телефонную связь – софтфон:
Совет: Подробную информацию о подключении и использовании MangoTalker можно найти в специальном разделе на нашем сайте: mango-office.ru/support/tekhnicheskaya_podderzhka/mango_talker_menu/
Подготовка к приему входящих звонков
После того как Вы убедились, что исходящая и внутренняя связь работает исправно, переходим к настройкам для подключения возможности приема входящих звонков.
Шаг 4: Создание групп сотрудников
Прежде чем сделать настройки по подключению входящей связи необходимо разбить сотрудников по группам. Это действие поможет организовать правильный порядок приема входящих звонков.
Основные пункты, которые требуется настроить при создании группы, это:
Остальные пункты относятся к дополнительным возможностям. При первоначальной настройке их изменение не обязательно.
Совет: Лучше задавать номера групп так, чтобы они отличались по длине от номеров сотрудников. Например, если номера сотрудников состоят из 3-х или 4-х цифр, задавайте номера для групп из 2-х цифр. Это позволит не перепутать внутренние номера групп и сотрудников между собой.
Шаг 5: Распределение сотрудников по группам
Нажмите кнопку «Добавить сотрудника» справа от названия необходимой группы и выберите необходимых сотрудников из списка.
Вы можете объединять сотрудников в группы по схожей тематике входящих звонков. Например «Прием заказов», «Отдел продаж», «Служба поддержки», «Бухгалтерия».
Совет: Если компания небольшая (3-5 человек без строгого разделения обязанностей), можно объединить всех в одну группу «Все сотрудники», и установить алгоритм распределения звонков «Одновременно всем». В таком случае на входящий вызов сможет ответить любой свободный сотрудник. Время до ответа на звонок клиента будет минимальным.
Совет: Вы можете внести одного и того же сотрудника в несколько разных групп. Это может быть полезно, если сотрудник занимается рабочими вопросами разных видов.
Настройка обработки входящих звонков
Шаг 6: Настройка приема звонков
В разделе «Настройки» раскройте пункт «Обработка входящих звонков» и выберите раздел «Распределение звонков, приветствие, голосовое меню».
Настройка алгоритма обработки вызовов необходима для правильного распределения входящих звонков в компании. Если этот алгоритм не настроен или настроен неправильно, вызов не дойдет до нужного сотрудника.
При начале работы у Вас уже стоит схема обработки «По умолчанию». Для возможности принимать входящие звонки, достаточно в поле «Переадресация» выбрать любого сотрудника или группу.
В этом случае входящий вызов будет направлен на тот телефон (или софтфон), на котором активна учетная запись этого сотрудника. Либо, в случае если это группа, на все контакты ее участников по заданному вами алгоритму.
Шаг 7: Настройка голосового меню и схем маршрутизации
Удобная и простая настройка алгоритма обработки входящих звонков - одно из основных преимуществ виртуальной АТС MANGO OFFICE. Этот инструмент поможет оптимизировать процесс приема входящих звонков от клиентов.
Для того чтобы добавить новый элемент в схему обработки вызовов - нажмите кнопку «Добавить» и выберите необходимый элемент. Каждый звонок обрабатывается сверху вниз, переходя от элемента к элементу. Вы можете самостоятельно менять порядок элементов или удалять при необходимости.
Установка мелодии для голосового меню:
Изменить правила обработки
Схема обработки разделилась на две части:
1. правило для обработки звонка в рабочее время
2. правило для обработки звонка в нерабочее время со звуковым приветствием «Здравствуйте! В настоящий момент операторы не могут ответить. Пожалуйста, оставьте свое сообщение после сигнала, Вам обязательно перезвонят». Для этого правила подключаем голосовую почту.
Выстраиваем новый алгоритм обработки вызовов в рабочее и нерабочее время.
Совет: Подробную информацию о настройке голосового меню (IVR) с примерами использования вы можете получить на нашем сайте в специальном разделе.
Шаг 8: Проверка приема входящих звонков
После настройки алгоритма обработки входящих вызовов, позвоните на ваш телефонный номер и убедитесь, что звонки принимаются согласно установленной вами схеме.
Одновременно можно проверить всю связь в совокупности. Сделать несколько внутренних звонков, перевод вызова с сотрудника на сотрудника, групповой разговор.
Совет: Вы можете самостоятельно изменять схему обработки звонков или сделать несколько различных схем и переключать их.
Шаг 9: Дополнительные возможности
Виртуальная АТС MANGO OFFICEпредоставляет множество дополнительных инструментов, способные значительно расширить ваши возможности по обработке вызовов.
1. Уведомление о состоянии счета
Автоматическое sms-уведомление в случае снижения баланса до заданной величины позволит Вам своевременно пополнить счет для поддержания работы Вашей телефонии.
Чтобы активировать функцию перейдите в раздел «Лицевой счет» основанного меню и выберите вкладку «Настройка уведомлений».
2. Специальные правила обработки звонков
Зайдите в раздел «Настройки», раскройте пункт «Обработка входящих звонков» и выберите «Специальные правила обработки звонков».
3. Звонок с сайта
Эффективный инструмент для интернет-магазинов и других компаний, активно использующих интернет сайт для привлечения новых клиентов и работы ними. Находясь на сайте, посетитель сможет одним кликом совершить бесплатный звонок в Вашу компанию.
Чтобы добавить кнопку и настроить ее внешний вид, перейдите на страницу «Звонок с сайта» раздела «Инструменты».
Совет: Если у вас несколько сайтов или рекламных разделов, на каждый можно установить отдельную кнопку. Таким образом, по количеству звонков из каждого источника вы сможете сравнивать эффективность страниц.
4. Безопасность и ограничения
В этом разделе вы сможете установить:
Чтобы перейти к настройкам безопасности, откройте пункт «Безопасность и ограничения группы» раздела «Настройки».