Для чего нужны планерки и как правильно их проводить

Успех бизнеса зависит от способности руководителя планировать, контролировать рабочие процессы, брать в расчет мнения и предложения команды. Именно для этого проводятся рабочие встречи — планерки. Их регулярность и качество влияют на сплоченность сотрудников, повышают интерес к работе. Это отличный способ взаимодействия с командой. Главное — правильно все организовать и разъяснить коллегам.

Что такое планерки и зачем они нужны

Планерка — это короткая деловая встреча для обсуждения и решения актуальных вопросов. Чтобы контролировать работу сотрудников и отслеживать результаты, целесообразно проводить короткие, но регулярные плановые совещания. 

Что во время планерки делают сотрудники:

• предлагают варианты, как улучшить результат;

• планируют внедрение новых стратегий;

• распределяют обязанности;

• разбирают ошибки.

Руководитель формулирует темы для планерки заранее. Остальные сотрудники тоже готовятся: приносят необходимые документы, графики и прочие инструменты, которые продемонстрируют положение дел. 

Можно ли обойтись без планерки

Планерка — это коммуникация с коллективом. Нельзя упускать возможность вовремя исправить ситуацию и поддерживать правильный настрой в команде. От вовлеченности каждого сотрудника в процесс зависит сплоченность команды. С помощью регулярных планерок можно повысить мотивацию каждого участника, найти новые, нестандартные решения проблем. 

Виды планерок

Управленцам нужно знать, как правильно распорядиться таймингом и выбрать темы для разбора. На этом и основывается классификация планерок.

По частоте проведения:

• Ежедневная. Обычно проходит в начале рабочего дня. В течение 10–15 минут команда разбирает задачи на день.

• Еженедельная. Переносится на конец пятницы. На собрании подводят итоги недели и ставят цели на следующую. Объем информации требует больше времени, поэтому такой встрече уделяется не менее получаса.

• Ежемесячная. Сотрудники демонстрируют результаты выбранной стратегии развития бизнеса или его регресс. Подобная планерка разбирает глобальные итоги деятельности компании, поэтому занимает больше часа.

• Внеплановая. Эта встреча носит спонтанный характер, при возникновении форс-мажоров, требующих быстрого реагирования. Длительность зависит от масштаба проблемы. 

По теме:

• Информационные — разбирают текущие и ставят новые задачи, оценивают итоги предыдущих проектов.

• Распределительные — каждый руководитель отдела получает задачу со сроками, планом, мотивацией и назначением ответственных.

• Обучающие — знакомство с новыми инструментами и практиками ведения бизнеса. 

Как правильно проводить планерку

Чтобы собрание было продуктивным, используйте правильные и четкие формулировки, голосования, рассмотрите несколько вариантов решения, а не просто обсуждайте проблему, отслеживайте результаты прошлых планерок. А сотрудникам нужно учиться готовить лаконичные отчеты.

Что потребуется для проведения:

• Регламент — тема, время и место. Руководитель готовит вопросы, указывает где и когда пройдет планерка, участники собирают информацию для обсуждения.
• Инструменты — все, что демонстрирует положение дел по теме собрания: отчеты, графики, кейсы.
• Примерные представления о дальнейшей стратегии, предложения с прогнозами развития, обсуждение плюсов и минусов новых методов ведения бизнеса. 

План проведения планерки

Нужно понимать разницу между планеркой для рядовых сотрудников и руководителей подразделений и отделов. 

Пример планерки для продавцов магазина:

1. Руководитель сообщает тему планерки.

2. Обсуждает с коллективом план продаж — выполняется или нет.

3. Выясняет причины, по которым план продаж не работает или малоэффективен.

4. Рассматривает предложения по его улучшению.

5. Стимулирует сотрудников.

6. Ставит цели на следующий отчетный период.

Пример с руководителями отделов:

1. Необходимо озвучить тему, примерное время на обсуждение.

2. Выделить главные тезисы — показатели продаж/заказов, расширение/сокращение штата и другое.

3. Выслушать отчет каждого звена.

4. Рассмотреть предложения по изменению ситуации.

5. Оценить новые стратегии развития бизнеса.

6. Поставить новые задачи и назначить дату следующей встречи. 

В первом случае оценивается эффективность персонала — этим занимается руководитель подразделения, а во втором он получает четкие инструкции, как взаимодействовать со своими подчиненными, чтобы повысить рентабельность компании в целом. 

Особенности проведения виртуальных планерок

Дистанционные встречи необходимы для удаленных сотрудников. Из плюсов — всегда под рукой рабочее место с инструментами в виде графиков, планов, презентаций. 

Но эффективность подобной планерки зависит от многих обстоятельств:

• наличия скоростного безлимитного интернета;
• безупречного качества связи;
• функциональности сервиса (например, возможность демонстрировать экран). 

Минусы:

• виртуальное общение проигрывает живому, так как важен эмоциональный обмен;
• не исключены технические неполадки — прерывание, неразборчивость речи, ухудшение изображения, поэтому рассчитывайте время на восстановление связи;
• требуется больше концентрации, чтобы успевать за ходом трансляции и вовремя включаться в разговор;
• рассеивание внимания, если конференция долгая.

Когда нет возможности проведения планерки вживую, нельзя пренебрегать онлайн-встречей из-за ее недостатков. Любые коммуникации с коллективом приносят пользу и работают на развитие. Бесплатное приложение Mango Talker для клиентов  виртуальной АТС MANGO OFFICE позволяет оперативно организовывать видеоконференции, создавать групповые и личные чаты, онлайн-переговорки. Вы быстро решите рабочие задачи, даже находясь в разных городах.  

Причины неэффективности планерок

Главный признак неудачно проведенного собрания — это отсутствие положительных сдвигов в работе, показатели остаются на прежнем уровне или снижаются. Еще показательно отношение участников: опоздания, плохая подготовка, нежелание выступать, отвечать на вопросы. 

Необходимо проанализировать, как проходят планерки и что мешает им быть результативными. Среди частых причин:

• отсутствие дисциплины, частые паузы в течение планерки (кофе, перекуры), не полный кворум, лишние участники; 

• невнятный план, охват огромного количества задач;

• отступления от темы у руководителя и участников, без перехода к сути вопроса; 

• техническая неподготовленность, вплоть до отсутствия воды на столах, канцелярских предметов;

• плохая мотивация сотрудников — завышенные требования и ожидания без поддержки и адекватной оплаты. 

Как увеличить пользу планерки

Планерка — это полезная встреча с коллективом, где у каждого есть право голоса. Чтобы не превратить ее в формальность и провести плодотворно, придерживайтесь рекомендаций:

• До начала собрания необходимо отметить ключевые вопросы, пригласить компетентных сотрудников.

• Даже если повестка встречи нерадостная, это не повод начинать ее с разноса. Необходимы спокойствие и умение руководителя находить выход из кризиса. 

• Шефу важно не только руководить, но и помнить о тимбилдинге. Умение говорить «спасибо» за любой труд объединяет и идет на пользу в совместной работе.

• Внимательный директор или старший менеджер верит в свою команду и показывает важность каждого участника планерки. 

• Ожидание сотрудников, готовившихся к рабочей встрече, должно оправдаться. Нельзя отменить заседание без объективных причин.

Что важно запомнить

• Перед тем как проводить планерку, необходимо хорошо подготовиться, ориентируясь на время. 

• Пригласить следует только тех, кто компетентен в вопросе, а не сразу весь коллектив.

• В момент обсуждений важно делать заметки, брать во внимание замечания всех участников, поощрять их и мотивировать. 

• Выводы и регламент планерки сделайте наглядным. 

• Личный настрой формирует общую атмосферу и веру в позитивный результат.